Der weltweite Ausbruch der Coronapandemie führte zu einem rasanten Anstieg des Homeoffice-Modells. Während dieser Zeit verlagerten Arbeitgeber und Arbeitgeberinnen, wo es möglich war, ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in die Heimarbeit. Doch welche Kosten muss der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin tragen? Welche Ausstattungen muss er oder sie vornehmen, damit die Angestellten ihre Tätigkeit in den eigenen vier Wänden wahrnehmen können? Über diese Fragestellungen im Arbeitsrecht klären wir, das Team und Anwältin für Arbeitsrecht in München Catharina Menzel, auf.
Arbeiten im Homeoffice: Welche Vorkehrungen müssen getroffen werden?
Grundsätzlich muss der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin alle Vorkehrungen treffen, um sicherzustellen, dass die Angestellten ihrer Arbeitspflicht nachkommen können. Dazu gehören auch die Bereitstellung von Mobiliar und die Installation von Endgeräten. Vom Arbeitnehmer oder der Arbeitnehmerin kann nicht verlangt werden, dass er oder sie die privaten Geräte zu Arbeitszwecken zur Verfügung stellt und nutzt. Abweichende Individualvereinbarungen zwischen beiden Parteien des Arbeitsverhältnisses sind jedoch möglich.
Kostenübernahme: Wer für die Aufwendungen im Homeoffice zahlen muss
Mit der bloßen Bereitstellung eines Laptops oder anderer benötigter Technik ist es jedoch nicht getan. Im Homeoffice fallen notwendigerweise auch weitere Kosten an, zum Beispiel für Internet und Strom. Grundsätzlich gilt, dass diese finanziellen Belastungen der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin zu tragen hat. Um eine ausufernde Erstattungspflicht zu vermeiden, werden jedoch nur Kosten übernommen, die zur Erfüllung der Arbeitspflicht unerlässlich sind. Weiterhin gibt es Einschränkungen aus Billigkeitsgründen. Nutzt also ein Arbeitnehmer oder eine Arbeitnehmerin den Internetzugang auch privat, so ist die Arbeitgeberpartei lediglich zu einer anteiligen Kostenerstattung verpflichtet.
Werden die Kosten auch übernommen, wenn keine Homeoffice-Pflicht besteht?
War in der ersten Hälfte des Jahres 2021 noch eine Homeoffice-Pflicht dort, wo sie möglich war, angeordnet, so entfiel diese Verpflichtung ab dem 1. Juli 2021. Haben sich beide Parteien auf eine Arbeit in den eigenen vier Wänden geeinigt, so besteht für den Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin weiterhin die Pflicht zur Kostenerstattung.
Wenn Angestellte allerdings auf eigenen ausdrücklichen Wunsch in das Homeoffice versetzt werden, obwohl ein betrieblicher Arbeitsplatz zur Verfügung steht, trifft den Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin keine Pflicht zum Ersatz der Aufwendungen. Mit Bereitstellung des betrieblichen Arbeitsplatzes hat der Arbeitgeber oder die Arbeitgeberin alle notwendigen Vorkehrungen unternommen. Ihm oder ihr eine doppelte Zahlungsverpflichtung aufzubürden, ist nicht interessengerecht.
Umfang der Kostenerstattungspflicht
Neben der Bereitstellung von technischen Geräten und der anteiligen Übernahme von Internetkosten kommen noch weitere erstattungsfähige Positionen in Betracht.
- Anteilige Kosten an der Kaltmiete
- Anteilige Telefonkosten
- Strom- und Heizkosten
- Wartungs- und Reparaturkosten für die bereitgestellten Endgeräte
- Weitere benötigte Arbeitsmaterialien (z. B. Druckerpapier, Toner etc.)
Streitigkeiten über Kostenerstattungen für das Homeoffice
Um Streitigkeiten über einzelne Rechnungsposten zu vermeiden, ist es ratsam, eine Pauschale für die oben genannten Positionen zu vereinbaren. Selten wird es möglich sein, nachzuvollziehen, wie hoch der Anteil der Heizkosten tatsächlich war oder wie viel Toner für berufliche Papiere verbraucht wurde. Ein Vertrag mit Pauschalbetrag verhindert mögliche Reibungspunkte zwischen beiden Parteien des Arbeitsverhältnisses und erspart zudem zeitaufwendige Kostenprüfungen. Bei Fragen und Herausforderungen rund um das Arbeiten im Homeoffice helfen wir Ihnen mit unserer rechtlichen Expertise weiter.